Noua carte electronică de identitate nu mai include informații vizuale despre domiciliu, ceea ce impune angajatorilor o nouă obligație administrativă: obținerea unei declarații pe propria răspundere privind domiciliul și adresa de reședință din partea angajaților care prezintă acest nou tip de document.
Context legislativ: lipsa domiciliului afectează completarea contractului individual de muncă si gestionarea relației de muncă
Potrivit Ordinului Ministrului Muncii nr. 2171/2022, privind modelul-cadru al contractului individual de muncă (CIM), informațiile privind domiciliul angajatului sunt obligatorii și, în practică, erau preluate din cartea de identitate (model vechi).
Însă noul model de carte de identitate electronică, emis fără menționarea domiciliului, face imposibilă această preluare automată, ceea ce determină angajatorii să ia măsuri suplimentare.
Obligația declarării domiciliului: soluția practică
În lipsa menționării domiciliului pe CI, angajatorul va trebui:
- să solicite angajatului o declarație pe propria răspundere privind domiciliul actual și, dacă este cazul, adresa de reședință;
- să păstreze această declarație la dosarul de personal;
- să folosească informațiile pentru completarea corectă a CIM și a altor documente interne (fișe SSM, comunicări oficiale etc.).
De ce este importantă această informație?
Domiciliul angajatului este esențial pentru:
- stabilirea răspunderii angajatorului în contextul securității și sănătății în muncă (SSM) – de exemplu, pentru traseul de la domiciliu la locul de muncă;
- transmiterea documentelor oficiale în cazuri administrative, disciplinare sau juridice;
- corecta identificare a angajatului în relațiile cu autoritățile (ex: ITM, ANAF);
- transmiterea eventualelor comunicări fizice ulterioare catre angajat;
Recomandări pentru angajatori
- Actualizați procedurile de recrutare și integrați solicitarea declarației de domiciliu în fluxul standard de angajare.
- Informați angajații despre această obligație, explicând temeiul legal și necesitatea practică.
- Asigurați păstrarea declarației la dosarul de personal, conform cerințelor GDPR și legislației muncii.
Concluzie
Adoptarea cărții de identitate electronice aduce o modernizare a sistemului de evidență a persoanelor, dar și provocări administrative pentru angajatori. Până la o modificare a modelului-cadru al CIM sau la introducerea unor soluții oficiale alternative, declarația pe propria răspundere privind domiciliul rămâne singura opțiune viabilă pentru completarea legală și corectă a documentelor de muncă.
Sursă foto: freepik.com
