Ochelari pentru angajați. Principalele obligații ale angajatorilor și utilitatea unei politici interne privind suportarea costurilor cu ochelarii pentru angajați

Unul dintre subiectele presante în companii la începutul acestui an a fost decizia Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) în cauza C-392/21 având ca obiect o cerere de decizie preliminară formulată în temeiul articolului 267 TFUE de Curtea de Apel Cluj (România) prin care CJUE a explicat că dispozitivele de corecție speciale din HG nr. 1028/2006 includ și ochelarii care vizează în mod specific corectarea și prevenirea dificultăților vizuale care au legătură cu o activitate ce implică un echipament cu monitor.

În primul rând discuția despre ochelari trebuie începută de fiecare angajator cu specialistul SSM și trebuie să aibă în vedere evaluarea de risc pentru fiecare post în parte si planul de protecție a riscurilor.

Obligația angajatorului în cazul ochelarilor este în primul rând cea de prevenție

În acord cu H.G. nr. 1028/2006, angajatorul are obligații de prevenție și trebuie să identifice riscurile care țin de sănătatea și securitatea în muncă și să ia măsurile necesare pentru a reduce aceste riscuri. Doar în acest context putem discuta despre o eventuală obligație a angajatorului de a suporta costul ochelarilor pentru angajați. Pentru aceasta, sunt necesare examinări regulate în cadrul cărora să fie constatate eventualele probleme de vedere, iar în situația în care medicii oftalmologi recomandă angajaților, portul ochelarilor, atunci știm sigur că angajatorul are obligația să suporte toate aceste costuri.

În lipsa unei identificări și a unei evaluări a riscurilor este puțin probabil să se poată lua măsurile de prevenire corecte și, în acest caz, zona de impact asupra respectivului angajator poate varia de la domeniul contravențional la cel penal pentru neluarea măsurilor de SSM. Contravențiile pentru nerespectarea prevederilor legale privind echipamentul de protecție pot varia între 3.500 și 10.000 de lei, în funcție de tipul abaterii.

Cum știm dacă trebuie să decontăm sau nu cheltuiala cu ochelarii

Cerințele minime de SSM privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare prevăzute de H.G. nr. 1028/2006 clarifică anumite aspecte legate de legitimitatea decontării acestor echipamente de lucru:

  1. Nu toți lucrătorii pot avea pretenția la decontarea acestor cheltuieli cu ochelarii, ci doar angajații care folosesc în mod obișnuit/cu preponderență un echipament cu ecran de vizualizare pe o durată semnificativă a timpului normal de lucru. Prevederea se aplică și în cazul studenților, elevilor în perioada efectuării stagiului de practică, precum şi ucenicilor şi altor participanți la procesul de muncă, cu excepția persoanelor care prestează activități casnice.
  2. Conform HG 1028 angajatorii trebuie să facă o analiză a posturilor de lucru pentru a evalua condițiile de SSM oferite lucrătorilor, în special în ceea ce privește eventualele riscuri pentru vedere, probleme fizice şi solicitare mentală. În continuarea acestei obligații, angajatorii trebuie să ia măsuri corespunzătoare pentru a remedia riscurile constatate în această analiză, trebuie să ia măsurile corespunzătoare pentru ca posturile de lucru să îndeplinească cerinţele minime prevăzute în anexa HG-ului, dar și să planifice sarcinile lucrătorului astfel încât folosirea zilnică a ecranului de vizualizare să fie întreruptă periodic prin pauze sau schimbări de activitate, care să reducă suprasolicitarea în fața ecranului de vizualizare. Așadar, este obligatoriu ca angajatorul să țină o evidență a tuturor posturilor unde activitatea presupune și munca folosind ecrane de vizualizare și să dețină și fișe de identificare a factorilor de risc pentru aceste posturi.
    1. cabinei șoferului sau cabinei de comandă în cazul vehiculelor şi maşinilor;
    2. sistemelor informatice de la bordul mijloacelor de transport;
    3. sistemelor informatice destinate în principal utilizării publice;
    4. sistemelor portabile care nu se utilizează în mod prelungit la postul de lucru;
    5. maşinilor de calculat, caselor de marcat şi oricărui echipament prevăzut cu un mic dispozitiv de afişare sau de măsurare a datelor, necesar pentru utilizarea directa a acestui echipament;
    6. maşinilor de scris de concepție clasică, de tipul „maşini de scris cu fereastră.

Decontare costuri ochelari

  1. Lucrătorii trebuie să beneficieze de un examen corespunzător al ochilor şi al vederii, efectuat de o persoană care are competenta necesară atâtînainte de începerea activităţii la ecranul de vizualizare, prin examenul medical la angajareulterior, la intervale regulate, dar și ori de câte ori apar tulburări de vedere care pot fi cauzate de activitatea la ecranul de vizualizare. Lucrătorii beneficiază de un examen oftalmologic, dacă rezultatele examenului ochilor arată că acesta este necesar.

Angajatorul trebuie, așadar, să aibă în primul rând evaluarea de risc și planul de prevenire a riscurilor. Ulterior, în al doilea rând, dacă la controlul medical de medicina muncii constată că s-ar putea ca angajatul să aibă o problemă cu vederea, îl va trimite pe acesta către medicul oftalmolog, iar în al treilea rând, dacă acesta din urmă consideră că este necesar portul ochelarilor, atunci putem concluziona că angajatorul are obligația de a plăti ochelarii.

Decontare costuri ochelari 1Trebuie să precizăm că, în acord cu Decizia CJUE, nu este necesară stabilirea legăturii de cauzalitate între problemele oftalmologice și munca în sine. Așadar, chiar dacă angajatul a avut probleme oftalmologice și anterior angajării/ expunerii la ecranele de vizualizare la angajator, în situația în care acesta trebuie să poarte ochelari la recomandarea medicului oftalmolog, angajatorul are obligația să suporte costul acestora.

HG 1028 se referă în mod expres la protecția ochilor, iar dreptul lucrătorilor care folosesc „în mod obișnuit un echipament cu ecran de vizualizare pe o durată semnificativă a timpului normal de lucru” de a beneficia de controale oftalmologice este, de asemenea, unul expres.

În acord cu prevederile HG 1028 „Lucrătorii trebuie să beneficieze de un examen corespunzător al ochilor şi al vederii, efectuat de o persoană care are competența necesară:

  1. înainte de începerea activității la ecranul de vizualizare, prin examenul medical la angajare;
  2. ulterior, la intervale regulate;
  3. ori de câte ori apar tulburări de vederecare pot fi cauzate de activitatea la ecranul de vizualizare.”

Dacă rezultatele acestui control arată necesar, lucrătorii trebuie să beneficieze apoi de un examen oftalmologic.

HG 1028/2006 prevede că dacă rezultatele examenului prevăzut la art. 12 sau ale examenului la care face referire art. 13 arată că este necesar şi dacă nu se pot utiliza dispozitive normale de corecție, lucrătorilor trebuie să li se furnizeze dispozitive de corecție speciale, care să corespundă activității respective. Sensul acestui termen a făcut, de altfel, obiectul discuțiilor de la CJUE, fiind vorba aici de ochelari. 

HG prevede totodată că Măsurile luate potrivit art. 12-14 nu trebuie să implice în nici un caz costuri financiare pentru lucrători.” Așadar, atât controalele, cât și ochelarii de vedere sau, după caz, lentilele de contact reprezintă cheltuieli ce trebuie suportate de angajator.

„Protecția ochilor şi a vederii lucrătorilor poate fi asigurată din punctul de vedere al costurilor în cadrul sistemului național de sănătate, în conformitate cu legislația în vigoare”, mai scrie în hotărâre, la art. 16.

Decontare costuri ochelari 1
Concluziile CJUE

CJUE a concluzionat în Hotărârea din cauza C-392/21, că „aparatele de corecție speciale” (transpuse la noi ca „dispozitive de corecție speciale”) includ ochelarii de vedere care vizează în mod specific corectarea și prevenirea dificultăților vizuale care au legătură cu o activitate ce implică un echipament cu monitor, indicând, totodată, faptul că nu e relevant că aceste dispozitive de corecție se folosesc și în afara spațiului profesional.

Angajatorii sunt obligați să plătească angajaților ochelarii/ lentilele utilizate în scop de protecție, preventiv.

Este, de asemenea, de remarcat că nu e vorba doar de dispozitive de corecție, ci și de dispozitive de prevenire, iar aceasta înseamnă că angajatorii sunt obligați să le plătească angajaților, chiar dacă nu au încă probleme de vedere, lentile cu protecție pentru ecrane, care nu au dioptrii și care trebuie folosite în timpul activităților ce presupun folosirea ecranelor de vizualizare.

Obligația este considerată îndeplinită fie prin furnizarea directă, fie prin rambursarea cheltuielilor efectuate de angajat.

Potrivit CJUE, obligația de a furniza lucrătorilor în cauză un aparat de corecție special poate fi îndeplinită fie prin furnizarea directă a aparatului respectiv de către acesta din urmă, fie prin rambursarea cheltuielilor necesare efectuate de lucrător, însă nu prin plata unui spor general la salariu lucrătorului.

Politica internă reprezintă o soluție pentru a evita eventualele probleme de încadrare fiscală a cheltuielilor cu ochelarii

Una dintre întrebările legate de suportarea costului ochelarilor pentru angajați atunci când există recomandare pentru portul acestora este dacă angajatorii trebuie să suporte și costul ramelor dau dacă poate fi stabilită o limita în privința cheltuielii totale (rame + lentile).

Politica internă legată de modul în care se acordă/ este suportat costul ochelarilor este importantă, pe de o parte din perspectiva bugetului angajatorului și, pe de altă parte, din perspectiva riscului fiscal presupus de decontare.

Având în vedere că prețul lentilelor poate să varieze destul de mult în funcție de tipul acestora, de corecții, filtre etc., deficiențele angajaților, este util ca angajatorul să stabilească un cost care să fie optim pentru salariat. Cât despre rame, recomandarea este ca prețul acestora să fie suportat într-o limită de buget care să fie rezonabilă.

Pentru eventualele inspecții ANAF este de preferat ca angajatorii să documenteze situația, incluzând:

  • evaluarea de risc, coroborată cu poziția și recomandările date de cei care se ocupă de SSM,
  • recomandările și rețeta furnizate de medicul oftalmolog (nu este acceptată recomandarea optometristului) și cu toate documentele justificative (eventual oferte de la mai mulți furnizori de ochelari).

Politica internă poate prevedea, totodată, ce se întâmplă în situația în care angajatul pierde sau distruge ochelarii achiziționați. Astfel că este util ca aceasta să prevadă și periodicitatea cu care vor fi suportate aceste costuri, iar aceasta nu poate fi mai des decât periodicitatea recomandării date de medic.

Decontare costuri ochelari încadrare fiscală

Decontare costuri ochelari – Încadrarea fiscală a acestor cheltuieli

În primul rând, trebuie să avem în vedere faptul că, în acord cu art. 15 din HG nr. 1028/2006, niciuna dintre măsurile luate nu trebuie să implice costuri financiare pentru lucrători.

Ochelarii sunt, așa cum precizam anterior, echipamente individuale de protecție puse la dispoziție angajaților ce folosesc „în mod obișnuit un echipament cu ecran de vizualizare pe o durată semnificativă a timpului normal de lucru.” Pentru încadrarea fiscală a acestor cheltuieli se vor aplica, așadar, prevederile Codului Fiscal legate de cheltuielile cu echipamentele de protecție. Astfel, avem în vedere că:

  • sunt venituri neimpozabile, în înțelesul impozitului pe venit (din salarii):„f) contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protecţie şi de lucru, a alimentaţiei de protecţie, a medicamentelor şi materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi privind sănătatea şi securitatea în muncă, precum şi a uniformelor obligatorii şi a drepturilor de echipament, ce se acordă potrivit legislaţiei în vigoare”;
  • nu sunt venituri impozabile „b) contravaloarea echipamentului individual de protecţie cu care este dotat fiecare participant în procesul muncii pentru a fi protejat împotriva factorilor de risc”.

Totodată, normele Codului Fiscal referitoare la calculul impozitului pe profit prevăd că „În aplicarea prevederilor art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, sunt cheltuieli deductibile la calculul rezultatului fiscal şi cheltuielile reglementate prin acte normative în vigoare. Spre exemplu: a) cheltuielile efectuate pentru securitate şi sănătate în muncă, potrivit legii”.

De punctat, totodată, că sumele decontate pentru ochelari trebuie să fie în linie cu prețul pieței pentru astfel de produse și raportat la salariile medii din acele companii.

Situația salariaților temporari puși la dispoziția utilizatorilor de către agentul de munca temporară

De precizat că, potrivit prevederilor legale, salariații temporari beneficiază de aceleași drepturi ca și salariații interni comparabili ai utilizatorului sau ca orice alți salariații, în general.

Prin urmare și salariații temporari au dreptul la ochelari de vedere, în aceleași condiții ca orice alți salariați, potrivit celor de mai sus.

Desigur, contravaloarea ochelarilor în cauză va fi suportată de angajatorul agent de muncă temporară și refacturată Utilizatorului, potrivit înțelegerii parților din contractul de punere la dispoziție, inclusiv cu privire la partea contractuală care asigură echipamentele de protecție salariaților temporari pe durata misiunii.

Singura diferența în cazul lor este dată de faptul că Agentul de muncă temporară, angajatorul lor și Utilizatorul trebuie să colaboreze în concret la întocmirea și pregătirea fișei factorilor de risc pentru postul ocupat de salariatul temporar, loc de muncă ce este de regulă în unitatea utilizatorului.

Pentru aceste considerente, și având în vedere prevederile art. 101 din Codul Muncii, apreciem că, în cazul salariaților temporari ai agentului de muncă temporară, se aplică politica internă privind decontarea ochelarilor existenta după caz la nivelul utilizatorului, astfel încât salariații temporari să beneficieze de aceleași drepturi ca salariații interni ai acestuia.

Sunt, totodată, de reținut și aspectele HG 557/2007 care arată că pe durata Misiunii de muncă utilizatorul răspunde pentru îndeplinirea obligațiilor SSM fata de salariații temporari.

agentul de muncă temporară

Photo credit www.freepik.com

Noutăți

Meniu