Modificări legislative

Modificările legislative de la finalul anului precedent au impus schimbări la articolului 25 din Legea nr. 82/1991 a contabilității, în vederea scurtării termenului de arhivare pentru unele documente. Astfel, prevederile referitoare la termenul de păstrare a unor documente financiar contabile a fost modificat prin două legi, Legea nr. 195/2022 și, respectiv, Legea nr. 36/2023, cea din urma intrata in vigoare la 15.01.2023.

În acord cu prevederile Legii nr. 195/2022, art. 25 alin. (1¹), „începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani.”

Anterior, Legea contabilității prevedea la articolul 25, că registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Totuși, în cazul statelor de salarii se aplică această perioadă extinsă de păstrare de 50 de ani.

Arhivele Naționale au învederat faptul că dosarele de personal create și deținute de entități publice sau private nu se înscriu în categoria documentelor din Anexa 6 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, pentru care se aplică un termen de arhivare de 75 ani, situația lor fiind reglementată de dispozițiile HG nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților.

Pe formă aplicabilă la acea dată a articolului 25 din Legea contabilității, instituția a concluzionat că termenul de păstrare a statelor de salarii este de 5 ani doar la statele de salarii întocmite după anul 2011 și pentru care angajatorul a depus o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, fiind o excepție de la termenul general de arhivare de 50 de ani.

Apoi, prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în nouă formă se prevede că ”Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”

Termenul de cinci ani

Angajatorii al căror an financiar coincide cu cel calendaristic ar trebui să acționeze prudent în ceea ce privește modul în care calculează termenul de 5 ani prevăzut de articolul 25 din Legea nr. 82/1991, doar după 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligația să păstreze statele de salarii din 2022 sau mai vechi.

Totodată, aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal, care includ actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/ certificate de calificare, documente care sunt relevante prin raportare la sfera lor mai largă, cât și la obligațiile angajatorului ce decurg din deținerea acestora, ar trebui să curgă după încetarea raporturilor de muncă cu angajatorul, întrucât angajatorul trebuie să poată proba raporturile de muncă cu documente din dosarul personal al salariatului dacă, spre exemplu, se solicită constatarea nulității contractului individual ori a unor clauze ale acestuia pe toată durata existenței contractului de muncă încheiat cu angajatul sau calificarea deținută de angajat raportat la postul ocupat (e.g. șofer, stivuitorist sau activități de creare a programelor pentru calculator – IT- iști pentru scutirea de la plata impozitului, etc.), calificare ce ar trebui probată pe toată perioada în care documentul este valabil (atestat/permis/ autorizație ) sau pe perioda în care este aplicabilă scutirea/ beneficiul fiscal.

Sursa foto freepik.com